Sådan hjælper bogholderen med internationale medarbejdere

Flere danske virksomheder ansætter i dag medarbejdere fra udlandet – enten på kontrakt i Danmark eller som fjernansatte i andre lande. Det giver nye muligheder, men også et øget ansvar.

For løn, skat, pension og social sikring fungerer ikke ens for alle. Der gælder særlige regler for internationale medarbejdere, og fejl i håndteringen kan føre til dobbeltbeskatning, manglende indbetalinger eller bøder fra myndighederne.

Her gør bogholderen en afgørende forskel. En erfaren bogholder sikrer, at alle regler bliver fulgt, at lønnen udbetales korrekt, og at både virksomheden og medarbejderen er trygge i deres økonomi – uanset nationalitet.

Udfordringer ved at have internationale medarbejdere

Når en virksomhed har ansatte fra forskellige lande, bliver lønadministrationen mere kompleks.

Hver medarbejders skatteforhold afhænger af en række faktorer:

• Nationalitet og bopælsland.

• Antal arbejdsdage i Danmark.

• Dobbeltbeskatningsaftaler mellem landene.

• Eventuelle forsker- eller nøglemedarbejderordninger.

Virksomheden har som arbejdsgiver pligt til at registrere medarbejderen korrekt hos Skattestyrelsen, sikre den rigtige beskatning og betale sociale bidrag som ATP, barselsfond og feriepenge – også for internationale ansatte.

Her spiller bogholderen en central rolle. De kender reglerne, håndterer indberetningerne og sørger for, at alt bliver gjort korrekt fra første lønseddel.

Bogholderens rolle i løn og skat for internationale ansatte

Når der er ansatte fra udlandet, bliver bogholderens arbejde mere detaljeret – men også vigtigere. De sørger for, at virksomheden lever op til alle danske krav og internationale aftaler.

De vigtigste opgaver inkluderer:

1. Registrering i eIndkomst
   Bogholderen sørger for, at medarbejderen bliver korrekt registreret som udenlandsk ansat i eIndkomst-systemet, så Skattestyrelsen får de rigtige oplysninger.

2. Opsætning i lønsystemet
   De opretter medarbejderen med det rigtige skattekort, CPR-nummer (eller erstatningsnummer), pensionsordning og eventuel forskerskatteordning.

3. Skatteberegning
   Bogholderen beregner skat efter gældende regler – fx 30 %-ordningen for forskere og nøglemedarbejdere – og sørger for, at fradrag, AM-bidrag og ATP stemmer.

4. Social sikring og pension
   De undersøger, om medarbejderen skal omfattes af danske ordninger eller beholder sit hjemlands sociale sikring (A1-attest).

5. Indberetning og dokumentation
   Bogholderen håndterer al indberetning til SKAT, ATP og Udbetaling Danmark – og gemmer dokumentation, så virksomheden altid kan bevise, at alt er korrekt indberettet.

Kort sagt: bogholderen forbinder alle led mellem løn, skat, pension og internationale regler – og skaber overblik i en kompleks proces.

Typiske fejl – og hvordan bogholderen forhindrer dem

Internationale medarbejdere kræver præcis håndtering.

Her er nogle af de mest almindelige fejl, bogholderen hjælper med at undgå:

• Forkert skattekort – medarbejderen bliver beskattet som dansker, selvom de burde bruge forskerskatteordningen.

• Manglende registrering hos SKAT – medarbejderen fremgår ikke korrekt som udenlandsk ansat.

• Fejl i pension og ATP – bidrag beregnes forkert, fordi systemet ikke er sat op til udenlandske aftaler.

• Manglende dokumentation for social sikring – virksomheden kan ikke bevise, at medarbejderen er dækket af korrekt ordning.

• Forkert valuta eller skattefradrag – udbetaling sker i forkerte beløb.

Bogholderen opdager fejlene tidligt gennem kontrol og afstemning. De gennemgår løndata, skatteindberetninger og rapporter, så fejl bliver rettet, inden de når myndighederne. Det betyder, at virksomheden undgår bøder – og medarbejderne får korrekt løn og skat fra første måned.

Digitalisering og effektiv lønadministration

Digitale værktøjer gør arbejdet med internationale medarbejdere langt mere overskueligt. Moderne løn- og HR-systemer kan håndtere både flere valutaer, forskellige skattesatser og udenlandske ID-numre.

Bogholderen bruger systemer som E-conomic, Salary, Danløn eller Business Central til at:

• registrere internationale medarbejdere korrekt,

• sende data automatisk til Skattestyrelsen,

• håndtere valutakonvertering og pension,

• og sikre fuld rapportering og dokumentation.

Automatisering betyder færre manuelle fejl og hurtigere processer. Men bogholderen spiller stadig en vigtig rolle – de sikrer, at systemerne er opsat korrekt, og at reglerne følges i praksis.

Fordelene ved at have en bogholder til internationale medarbejdere

Når virksomheden arbejder med internationale profiler, handler det ikke kun om løn – det handler om tillid, struktur og dokumentation.

En bogholder sikrer:

• at alle indberetninger og skatter håndteres korrekt,

• at sociale bidrag og pensioner overholdes,

• at regnskaber og lønrapporter stemmer på tværs af valutaer,

• og at medarbejderne får klar besked om deres økonomiske forhold.

Det giver tryghed for både virksomheden og medarbejderne – og frigør tid til at fokusere på drift og vækst.

Struktur og tryghed på tværs af grænser

Internationale medarbejdere kan være en stor styrke for virksomheden – men det kræver, at administrationen er i orden. Med en bogholder på holdet får du styr på løn, skat og indberetning – uanset hvor i verden dine medarbejdere kommer fra.

Hos Finara matcher vi virksomheder med bogholdere, der har erfaring med international lønadministration og skatteforhold. De hjælper med alt fra opsætning i eIndkomst til afstemning af løn og rådgivning om social sikring.

Udfyld formularen og få op til tre gratis tilbud fra bogholdere, der kan skabe overblik, tryghed og korrekt håndtering af internationale medarbejdere.