Bogholderens tips til håndtering af kørselsregnskaber

Et kørselsregnskab virker umiddelbart simpelt. Men i praksis er det et af de områder, hvor mange virksomheder laver fejl.

Manglende dokumentation, upræcise kilometerangivelser eller brug af forældede satser kan betyde, at hele kørselsgodtgørelsen bliver beskattet som almindelig løn. En bogholder hjælper med at sikre, at hver eneste kilometer bliver korrekt registreret – og at kørslen overholder Skattestyrelsens krav.

Med en professionel tilgang til kørselsregnskaber får virksomheden både struktur, dokumentation og tryghed i økonomien.

Hvad er et kørselsregnskab – og hvorfor er det vigtigt?

Et kørselsregnskab er dokumentationen for den kørsel, som medarbejderen udfører i erhvervsmæssigt øjemed. Regnskabet danner grundlag for, at virksomheden kan udbetale skattefri kørselsgodtgørelse.

For at kørslen kan godkendes som erhvervsmæssig, skal den falde inden for én af følgende kategorier:

• Kørsel mellem to arbejdspladser for samme arbejdsgiver.

• Kørsel til kunder, leverandører eller møder.

• Midlertidige arbejdssteder uden fast base.

Skattestyrelsen stiller klare krav til dokumentation. Et korrekt kørselsregnskab skal indeholde:

• dato for kørslen,

• formål med turen,

• start- og slutadresse,

• antal kørte kilometer,

• og sats pr. kilometer.

Bogholderen sikrer, at alle oplysninger er på plads, at satserne følger Skattestyrelsens gældende niveau, og at dokumentationen kan godkendes ved kontrol.

Bogholderens rolle i håndtering af kørselsregnskaber

Kørselsregnskabet er mere end blot en liste over ture. Det er en del af virksomhedens regnskab, og derfor skal det være nøjagtigt, ensartet og gennemskueligt.

Bogholderens vigtigste opgaver:

1. Kontrol af data
   Bogholderen tjekker, at hver registrering er korrekt udfyldt og dækker erhvervsmæssig kørsel.

2. Afstemning mod lønsystem
   De sikrer, at kilometer og satser stemmer med Skattestyrelsens gældende satser for skattefri godtgørelse.

3. Bogføring
   Udbetalingerne registreres korrekt i regnskabet – så kørslen indgår som skattefri udgift, ikke løn.

4. Rådgivning
   Bogholderen holder virksomheden opdateret om ændrede satser, nye regler og bedste praksis.

5. Arkivering
   Alle kørselsbilag gemmes digitalt, så dokumentationen er klar til revisor eller kontrol.

En bogholder er derfor både en rådgiver og en garant for, at kørselsregnskabet kan stå distancen, hvis Skattestyrelsen banker på døren.

De mest almindelige fejl ved kørselsregnskaber

Mange fejl i kørselsregnskaber sker ikke af ond vilje, men fordi kravene misforstås. Alligevel kan selv små unøjagtigheder få store konsekvenser.

Typiske fejl, bogholderen hjælper med at undgå:

• Manglende dokumentation – fx ufuldstændige adresser eller ingen angivelse af formål.

• Privat kørsel registreret som erhverv – noget så simpelt som et stop på vej hjem kan ændre status.

• Brug af forældede satser – Skattestyrelsens kilometertakster ændres årligt.

• Uklare eller uensartede registreringer – forskellige formater eller manglende enhedsforklaring.

• Ingen afstemning med regnskab og løn – udbetalinger stemmer ikke med faktiske ture.

Bogholderen sikrer, at alle fejl bliver fanget og rettet, før de skaber problemer. Det betyder, at virksomheden trygt kan udbetale godtgørelse uden risiko for efterbeskatning.

Digitale værktøjer til kørselsregistrering

Manuel registrering på papir hører fortiden til. I dag bruger de fleste virksomheder digitale løsninger, som gør arbejdet hurtigere og mere præcist.

De mest brugte værktøjer:

• Mileage Book

• Driversnote

• Fleet Complete

• Zoho Expense

Disse systemer registrerer automatisk kørsel via GPS, dokumenterer ruter og beregner kilometer og satser. Bogholderen hjælper med at opsætte integrationer til løn- og regnskabssystemer som E-conomic, Danløn eller Salary, så data overføres direkte.

Fordelene ved digital registrering:

• Mindre manuel indtastning.

• Nøjagtige ruter og tidsstempler.

• Automatisk brug af gældende satser.

• Digital arkivering klar til revision.

En bogholder holder samtidig øje med, at systemerne bruges korrekt, og at dataoverførsler sker fejlfrit.

Bogholderens bedste tips til korrekt håndtering

Når det gælder kørselsregnskaber, er nøglen konsekvens og struktur.

Her er bogholderens bedste råd til at undgå fejl og besvær:

1. Registrér hver tur med det samme – undgå at gætte bagud.

2. Angiv altid formål med turen – fx “kundemøde i Roskilde” eller “levering af varer”.

3. Hold styr på adresser – brug GPS-baserede apps for præcision.

4. Brug Skattestyrelsens satser – opdater årligt i systemet.

5. Adskil privat og erhverv – der må ikke være overlap.

6. Gem alt digitalt – bilag, rapporter og godkendelser.

Når virksomheden følger disse retningslinjer – og har en bogholder, der kontrollerer tallene – bliver kørselsregnskabet både lovligt og let at håndtere.

Overblik og tryghed i hver kilometer

Et korrekt kørselsregnskab handler ikke kun om dokumentation, men om tillid. Tillid til, at medarbejderne får den godtgørelse, de har krav på – og tillid til, at virksomheden overholder reglerne. En bogholder skaber den tryghed ved at sikre, at alt dokumenteres, registreres og bogføres korrekt. De holder styr på regler, satser og integrationer – så virksomheden kan fokusere på driften i stedet for detaljerne.

Hos Finara matcher vi virksomheder med erfarne bogholdere, der har styr på alt fra kørselsgodtgørelse til digital registrering. De hjælper dig med at skabe struktur og sikkerhed i hver eneste kilometer.

Udfyld formularen og få op til tre gratis tilbud fra bogholdere, der sikrer, at din virksomheds kørselsregnskab lever op til alle krav.